POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
1. PORTÉE DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Groupe Novatech inc. (ci-après « Novatech » ou « nous ») reconnaît l’importance de préserver la vie privée et s’engage à protéger les renseignements personnels qu’il recueille et traite dans le cadre de ses activités, y compris ceux qui sont recueillis lors de la consultation ou de l’interaction avec son site Web (ci-après « son Site »).
La présente Politique de confidentialité « ci-après « la Politique » vise à décrire les pratiques de protection des renseignements personnels que Novatech s’engage à appliquer dans le cadre de ses activités afin d’assurer la protection des renseignements personnels qu’il détient. Lorsque vous consultez ou utilisez notre site Web, vous acceptez d’être lié par les modalités de la présente politique de confidentialité.
2. CHAMP D’APPLICATION DE LA POLITIQUE
Cette Politique reflète l’engagement continu de Novatech à protéger les renseignements personnels des personnes suivantes :
- Les clients de Novatech qui sont des personnes physiques (excluant les entreprises);
- Les détenteurs de compte en ligne;
- Les visiteurs des sites Internet de Novatech dans la mesure où des renseignements personnels sont recueillis;
- Les représentants des fournisseurs de services de Novatech;
- Les employés et autres membres du personnel, actuels ou passés;
- Les candidats à l’emploi;
- Toute autre personne physique dont les Renseignements personnels sont recueillis ou traités dans le cadre des activités de Novatech.
Pour l’application de la présente Politique, on entend par « renseignements personnels » toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier directement (ex : nom, prénom, adresse courriel) ou indirectement (un renseignement qui combiné avec d’autres renseignements permet d’identifier la personne).
2.1. Liens vers les sites web de tiers
Notre site Web contient des liens vers les sites Web de tiers, qui sont fournis uniquement par souci de commodité. Le fait de cliquer sur ces liens vous fait quitter le réseau Novatech. Veuillez noter que nous n’avons aucun contrôle sur ces sites de tiers, et que même si notre site contient de tels liens, en aucun cas nous n’engageons notre responsabilité à l’égard de ces sites. En conséquence, les renseignements personnels que vous fournissez sur un site Web à l’extérieur du réseau Novatech sont assujettis aux politiques de confidentialité des sites de tiers en question. En cas d’abus par de tels sites, en aucun cas nous ne saurions être tenus responsables. Par conséquent, nous vous recommandons vivement de lire attentivement les politiques de confidentialité des sites Web de tiers auxquels vous décidez d’accéder.
3. NOS PRINCIPES DIRECTEURS EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les pratiques de protection des renseignements personnels de Novatech sont basées sur les principes directeurs suivants :
3.1 LE CONSENTEMENT
Avant de collecter, utiliser et communiquer vos renseignements personnels, Novatech s'assure d'obtenir votre consentement conformément aux exigences applicables, à moins d'une exception prévue dans la loi (exemple, dans le cadre d’une poursuite pénale ou criminelle).
Vous pouvez retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements personnels par Novatech pour des fins qui ne sont pas essentielles à la gestion et à l'administration de vos produits et services, par exemple, dans le but de vous inviter à participer à des sondages ou des concours, vous envoyer des communications promotionnelles, générer des statistiques ou analyser vos données. Si telle est votre volonté, Novatech cessera de les utiliser à ces fins.
Il ne sera, généralement, pas possible de retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements personnels pour la gestion et l'administration de nos produits et services sans mettre fin à la relation d’affaires que vous avez avec nous.
Toute demande de retrait de consentement devra être communiquée à la Responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées figurent à la section 4 plus bas.
3.2 LA COLLECTE
3.2.1 Nature des renseignements personnels collectés
Novatech s’assure de collecter uniquement les renseignements personnels qui sont nécessaires pour les fins de ses activités et auxquelles vous avez consenties. Il peut s’agir notamment :
- De vos renseignements d’identification, tels que votre nom, prénom, adresse courriel, adresse postale et numéro de téléphone;
- De renseignements qui sont nécessaires à l'optimisation de votre expérience sur son Site tels que votre adresse IP, vos données de localisation ou de navigation;
- Des renseignements personnels qui se trouvent dans votre curriculum vitae.
Novatech veille à ce que les renseignements personnels qu'il détient soient à jour et exacts au moment où il les utilise.
3.2.2 Moyens de collecte
Directement auprès de vous
La plupart des renseignements personnels que Novatech collecte sont ceux que vous lui fournissez directement, notamment lorsque vous :
- Communiquez avec lui;
- Naviguez sur son Site;
- Soumettez une candidature à un poste en ligne;
- Participer à des sondages ou des concours.
Auprès d’un tiers
Novatech peut collecter également vos renseignements personnels auprès de tiers ou de représentants autorisés avec votre consentement (par exemple, lors d’un service après-vente) ou si la loi l'autorise à les collecter ainsi.
Par le biais des fichiers-témoins « cookies »
Lorsque vous accédez sur le Site de Novatech, des fichiers témoins (ex : cookies) (ci-après appelés « témoins ») sont déposés sur votre ordinateur. Ces témoins peuvent recueillir des renseignements personnels tels que votre adresse IP et visent notamment à améliorer votre expérience de navigation ainsi que le contenu de son Site.
Afin d’être en mesure de mieux comprendre l’utilité de chacun des témoins présents sur son Site, vous trouverez ci-dessous une description de leurs fonctions :
- Témoins strictement nécessaires : Ces témoins sont essentiels au bon fonctionnement de notre site Web, afin d’y naviguer de façon sécuritaire et efficace et de bénéficier de toutes ses fonctionnalités. Ces témoins ne peuvent pas être désactivés.
- Témoins fonctionnels : Ces témoins supportent des fonctionnalités et une personnalisation améliorée de notre site Web, par exemple des préférences, fonctionnalités de partage ou de recherche, ainsi que l’intégration de contenu tiers.
- Témoins d’analyse et de performance : Ces témoins nous permettent de recueillir de l’information sur les interactions avec le site afin d’améliorer les parcours, la présentation de l’information et son fonctionnement général, par exemple l’ordre des menus, le placement des liens ou la vitesse de chargement des pages.
- Témoins de publicité : Ces témoins servent à personnaliser la publicité sur la base de vos préférences en ligne. Ils sont mis en place sur notre site Web par nos partenaires publicitaires.
Vous pourrez modifier vos choix en matière de témoins en ajustant les paramètres de votre navigateur. Toutefois, la désactivation des cookies fonctionnels pourrait entraîner des désagréments au niveau de votre expérience de navigation (ex : des difficultés d'enregistrement, d’utilisation des services ou d'affichage).
3.3 L’UTILISATION
Novatech collecte, utilise et communique vos renseignements personnels pour les seules fins auxquelles vous avez consenti ou qui sont permises par la Loi. Les fins pour lesquelles Novatech collecte vos renseignements personnels sont précisées au moment de leur collecte.
Novatech collecte vos renseignements personnels, notamment, pour les fins suivantes :
- Gérer les dossiers client ;
- Établir et maintenir la communication avec ses clients, y compris la participation à des concours ou des sondages ou le partage de simulations à des tiers;
- Évaluer les besoins des clients et clients prospectifs et leur offrir des produits et services qui répondent à ceux-ci, y compris les processus d’assurance de la qualité;
- Administrer les demandes de service après-vente;
- Gérer et optimiser son Site et personnaliser et adapter votre expérience de navigation à vos besoins;
- Déceler et prévenir les fraudes ou toute autre activité illicite ;
- Gérer les risques, la sécurité et la conformité réglementaire ;
- Pour les candidats, évaluer votre candidature ;
- Pour les employés, planifier les besoins en lien avec les ressources humaines, gérer la relation d’emploi, incluant le dossier d’employé et les avantages sociaux.
Vous pouvez nous demander plus de détails sur ces utilisations en tout temps.
3.3.1 Anti-pourriel
Novatech s’engage à faire preuve de transparence auprès de tiers (ce qui peut être fait par voie électronique) à l’égard de nos pratiques en matière de respect de la Loi canadienne anti-pourriel et des règles et règlements pris en vertu de cette loi (la « LCAP »). Les genres de messages électroniques commerciaux (ou MEC) que Novatech peut envoyer de temps à autre pourraient inclure des messages relatifs à nos produits et services, y compris des bulletins à des destinataires ayant accepté de les recevoir, ainsi que des messages envoyés à nos clients actuels ou potentiels et des messages envoyés à nos prestataires de services ou partenaires d’affaires actuels ou éventuels par nos différentes unités commerciales.
Vous pouvez recevoir un MEC de Novatech si vous avez déjà donné votre consentement exprès, si nous avons obtenu votre consentement implicite conformément à la LACP ou si le type de message envoyé relève des exceptions de la LCAP (par exemple, lorsque Novatech vous répond à la suite d’une demande de renseignements sur nos produits). Novatech peut présumer que vous lui avez donné votre consentement implicite dans les cas suivants :
- Novatech entretient présentement une relation d’affaires avec vous, ou si une telle relation a pris fin il y a moins de deux ans (par exemple, si vous êtes un ancien client);
- Novatech a reçu une demande de votre part dans les six derniers mois, ou
- vous avez communiqué votre adresse électronique à un employé de Novatech (par exemple, vous avez remis votre carte professionnelle à un employé de Novatech) ou vous avez ostensiblement publié votre adresse électronique (par exemple, sur un site Web d’entreprise ou dans une brochure) et le MEC vous est envoyé dans le cadre de votre rôle et de vos fonctions au sein de votre entreprise.
Un message envoyé par Novatech serait exonéré si le message ou la relation que vous entretenez avec Novatech ou l’employé de Novatech qui vous a envoyé le message relève de l’une des éventualités suivantes :
- vous avez une relation personnelle ou un lien de parenté avec l’employé de Novatech qui a communiqué avec vous;
- le MEC est envoyé par Novatech à une autre entreprise avec qui une relation est déjà établie;
- le MEC vous a été envoyé par Novatech en réponse à votre demande ou demande de renseignements;
- le MEC vous a été envoyé par Novatech dans le but de faire respecter un droit ou une obligation juridique;
- le message vous a été envoyé une fois à la suite d’une recommandation d’un client, d’un fournisseur de services, d’un partenaire d’affaires ou d’un employé actuel de Novatech avec qui vous entretenez une relation personnelle ou d’affaires ou un lien de parenté;
- le message a uniquement pour but de vous demander un devis ou une estimation, de faciliter ou de confirmer une opération ou de fournir à Novatech des renseignements au sujet de garanties, de rappels de produits, de sécurité ou de sûreté. Si vous croyez avoir reçu indûment un MEC, veuillez communiquer immédiatement avec nous à [email protected] afin de vous désabonner, et nous retirerons votre adresse électronique de notre liste dans les dix (10) jours.
3.4 LA COMMUNICATION
Novatech veille à ce que les renseignements personnels qu’il détient soient accessibles seulement aux employés, représentants ou mandataires de Novatech qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.
Novatech peut communiquer vos renseignements personnels à des partenaires d’affaires, fournisseurs, autorités gouvernementales et autres dans le cadre de ses activités. Ces tiers sont notamment :
- Des fournisseurs de solutions infonuagiques utilisés dans le cours de nos activités, hébergeant des données, serveurs ou applications;
- Des fournisseurs de services marketing ou publicitaires;
- Des fournisseurs de services techniques dans le cadre du service après-vente;
- Des sociétés spécialisées en vérification d’antécédents judiciaires et de crédit;
- Des autorités de contrôle telles que la Commission d'accès à l'information;
- Toutes autres personnes autorisées à les obtenir selon la loi.
Ces fournisseurs de services sont assujettis à des ententes de confidentialité intervenues avec nous, ainsi qu’à d’autres restrictions légales leur interdisant d’utiliser les renseignements que nous leur fournissons à des fins autres que pour faciliter les activités précises données en impartition.
Novatech s'assure que le caractère confidentiel de vos renseignements personnels soit conservé lorsqu’ils sont communiqués à des tiers. De plus, Novatech s'engage à ne pas vendre, céder ou louer à un tiers vos renseignements personnels.
3.5 LA CONSERVATION ET LA DESTRUCTION
Novatech conserve vos renseignements personnels pendant la durée nécessaire aux utilisations pour lesquelles ils ont été recueillis et suivant les délais de conservation applicables. Vos renseignements personnels sont généralement conservés au Québec. Il est toutefois possible que la communication de vos renseignements personnels à certains fournisseurs entraîne le transfert de ceux-ci hors du Québec. Dans de tels cas, Novatech validera au préalable les lois et les pratiques de protection des renseignements personnels applicables au sein des territoires concernés et appliquera les mesures de protection nécessaires pour assurer une protection adéquate de vos renseignements personnels.
Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus nécessaires à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, Novatech les détruira suivant un processus de nature à maintenir leur confidentialité.
3.4 LA COMMUNICATION
Novatech veille à ce que les renseignements personnels qu’il détient soient accessibles seulement aux employés, représentants ou mandataires de Novatech qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.
Novatech peut communiquer vos renseignements personnels à des partenaires d’affaires, fournisseurs, autorités gouvernementales et autres dans le cadre de ses activités. Ces tiers sont notamment :
- Des fournisseurs de solutions infonuagiques utilisés dans le cours de nos activités, hébergeant des données, serveurs ou applications;
- Des fournisseurs de services marketing ou publicitaires;
- Des fournisseurs de services techniques dans le cadre du service après-vente;
- Des sociétés spécialisées en vérification d’antécédents judiciaires et de crédit;
- Des autorités de contrôle telles que la Commission d'accès à l'information;
- Toutes autres personnes autorisées à les obtenir selon la loi.
Ces fournisseurs de services sont assujettis à des ententes de confidentialité intervenues avec nous, ainsi qu’à d’autres restrictions légales leur interdisant d’utiliser les renseignements que nous leur fournissons à des fins autres que pour faciliter les activités précises données en impartition.
Novatech s'assure que le caractère confidentiel de vos renseignements personnels soit conservé lorsqu’ils sont communiqués à des tiers. De plus, Novatech s'engage à ne pas vendre, céder ou louer à un tiers vos renseignements personnels.
3.5 LA CONSERVATION ET LA DESTRUCTION
Novatech conserve vos renseignements personnels pendant la durée nécessaire aux utilisations pour lesquelles ils ont été recueillis et suivant les délais de conservation applicables. Vos renseignements personnels sont généralement conservés au Québec. Il est toutefois possible que la communication de vos renseignements personnels à certains fournisseurs entraîne le transfert de ceux-ci hors du Québec. Dans de tels cas, Novatech validera au préalable les lois et les pratiques de protection des renseignements personnels applicables au sein des territoires concernés et appliquera les mesures de protection nécessaires pour assurer une protection adéquate de vos renseignements personnels.
Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus nécessaires à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, Novatech les détruira suivant un processus de nature à maintenir leur confidentialité.
3.6 LA SÉCURITÉ
Novatech applique des mesures de sécurité proportionnelles au degré de sensibilité des renseignements personnels qu’il détient, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. Ces mesures de sécurité visent à protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol, l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés.
Les mesures de sécurité appliquées par Novatech sont notamment :
- Des mesures administratives telles que nos campagnes de sensibilisation et de formation, nos mesures contractuelles et notre gestion des tiers;
- Des mesures physiques telles que les contrôles d’accès aux locaux, incluant de la surveillance vidéo;
- Des mesures techniques telles que les contrôles d’authentification, notre système de gestion des accès et des mesures anti-hameçonnage.
Certains sites Web du réseau Novatech ou réseaux sociaux peuvent comprendre un espace de partage. Nous souhaitons vous informer que les risques liés aux renseignements personnels fournis dans une discussion en ligne (blogue, nouvelle, salle de clavardage, message sur des sites de réseau sociaux, etc.) ne sont pas visés par notre politique de confidentialité. Ainsi, vous devez faire preuve d’une grande vigilance si vous décidez de fournir des renseignements personnels par ces moyens de communication. Vous transmettez ces renseignements à vos propres risques. Évidemment, ces renseignements peuvent être recueillis et utilisés par un tiers sans votre consentement préalable. En d’autres termes, si vous décidez de fournir des renseignements personnels en ligne et que ces renseignements sont accessibles au public, vous vous exposez à des risques en lien avec ces données. Nous n’assumons aucune responsabilité à cet égard. Nous vous conseillons de rester prudent et vigilant, en tout temps, sur Internet.
3.7 VOS DROITS À L’ÉGARD DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Novatech respecte les droits qui vous sont reconnus par la loi à l’égard de vos renseignements personnels et applique, dans ce sens, des procédures permettant d’y répondre.
Accès, modification et plaintes
Vous avez le droit de consulter les renseignements personnels qui vous concernent et qui sont détenus par Novatech, de vérifier leur exactitude et d’y apporter des modifications si nécessaire, sous réserve d'exceptions prévues dans la loi.
Vous avez également le droit de demander des informations sur les traitements qui sont effectués avec vos renseignements personnels (ex : utilisations, catégories de tiers à qui ils sont communiqués, les délais de conservation applicables, etc.) et de déposer des plaintes si ces traitements ne sont pas conformes aux principes énoncés dans la présente Politique et aux lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels.
Toute demande d’accès, de modification ou d’information ou toute plainte relativement à vos renseignements personnels, doit être communiquée par écrit à la Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent ci-dessous.
Avant que nous soyons en mesure de vous fournir tout renseignement ou de corriger toute inexactitude, il se peut que nous vous demandions de confirmer votre identité et de fournir d’autres détails (de manière sécurisée) pour nous aider à répondre à votre demande.
Novatech s’engage à fournir une réponse aux diverses demandes énoncées ci-haut dans les trente (30) jours suivant la date de leur réception.
Traitements automatisés
Si Novatech met en place un processus de prise de décision qui est fondée exclusivement sur un traitement automatisé (sans intervention humaine) de renseignements personnels, par exemple, un processus ayant un effet spécifique sur une personne (ex : pour l’admissibilité à un emploi) et qui s'appuie uniquement sur un algorithme, vous serez informés du fait que vous faites l'objet d'un tel processus, de la décision qui a été rendue et de votre droit de présenter vos observations à l'égard de cette décision.
Vous pourrez également être informés sur demande des éléments suivants :
- Renseignements personnels utilisés pour rendre cette décision;
- Raisons ayant mené à cette décision;
- Votre droit de faire rectifier les renseignements personnels utilisés pour rendre cette décision.
- L’accessibilité à une personne ayant l’autorité pour réviser cette décision le cas échéant.
4. Les coordonnées de la responsable de la protection des renseignements personnels
Pour exercer vos droits relatifs à la vie privée ou pour poser des questions concernant cette politique ou la manière dont nous traitons vos informations personnelles, vous pouvez contacter notre responsable de la protection des données de Novatech de l'une des manières suivantes :
- Courriel : [email protected]
- Par la poste :
Groupe Novatech inc.
À l'attention de : Responsable de la protection des renseignements personnels
160 rue Murano, Sainte-Julie, Qc, Canada, J3E 0C6 - Téléphone: 450-922-6106
5. Modification de la Politique
Cette Politique a été adoptée par le Comité exécutif de Novatech et prend effet à sa date d’adoption. Elle remplace toutes les versions antérieures. L’historique des versions de la Politique peut être obtenu sur demande à la Responsable de la protection des renseignements personnels. La collecte, l’utilisation, la divulgation et tout autre traitement de renseignements personnels d’une personne concernée seront régis par la version de la Politique en vigueur au moment du traitement.
Le Responsable de la protection des renseignements personnels est responsable de la Politique et de sa révision. La Politique peut être modifiée à la discrétion de Novatech afin de refléter les modifications aux exigences applicables ou aux pratiques de Novatech et sera révisée minimalement tous les trois ans.
La date de la dernière mise à jour de la présente Politique est inscrite au bas de cette page.